Jak długo musimy przechowywać dane archiwalne?

Na to pytanie odpowiada prawo.

Obowiązki przechowywania informacji podatkowych bez względu na to czy w wersji papierowej czy elektronicznej (systemy IT) definiują:

      1. Ustawa o VAT.
      2. Ordynacja podatkowa.
      3. Ustawa o rachunkowości.

 
Ustawa o VAT, artykuł 112a stanowi:

      1. Wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie.
      2. Otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie.

    w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

 
Ordynacja podatkowa:

      1. Artykuł 86 § 1 – podatnicy przechowują księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
      2. Artykuł 70 – zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

 
Ustawa o rachunkowości definiuje okresy przechowywania danych:

      Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
      Pozostałe zbiory danych przechowuje się co najmniej przez okres:
  • księgi rachunkowe – 5 lat;
  • karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
  • dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
  • pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.

 
Konsekwencje prawne:

Podstawowym ryzykiem, z jakim liczyć musi się spółka w przypadku braku danych lub dokumentacji jest niemożność udowodnienia transakcji gospodarczych przeprowadzonych w okresie, którego dotyczy utrata danych.
Zgodnie z art. 23 § 1 OP w przypadku, braku ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania. Jak podkreślano w orzecznictwie (m.in. wyrok WSA w Gdańsku z 18 czerwca 2009 r., I SA/Gd 27/09) główny ciężar zgromadzenia dowodów dokumentujących fakt zawierania transakcji spoczywa na podatniku.

 
Dodatkowe informacje:

W przypadku odpisów amortyzacyjnych dotyczących nieruchomości niemieszkalnych, okres amortyzacji to minimum 10 lat. Okres amortyzacji jest zwykle zbliżony do standardowego okresu użytkowania danego rodzaju środków trwałych.

Nie ma przy tym znaczenia, czy przedmiotem przechowania są dokumenty w formie papierowej, czy elektronicznej, obowiązki powyższe dotyczą również formy elektronicznej.

W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.