Case study współpracy z dużym przedsiębiorstwem z branży handlowej

Poniższy przykład opisuje studium przypadku, jednak zgodnie z polityką prywatności nie ujawniamy nazwy ani żadnych danych naszych klientów. Na potrzeby niniejszego przykładu klient występuje pod pojęciem Spółka.

Duża sieć handlowa będąca częścią międzynarodowej korporacji, podjęła decyzję o zamknięciu swojej aktywności na terytorium Polski.

Podczas kilkuletniej działalności Spółka używała szeregu aplikacji informatycznych:

  • finansowo-księgowych
  • kadrowych
  • sprzedażowych
  • magazynowych
  • raportowych
  • system poczty korporacyjnej
  • inne aplikacje i zestawy danych wspomagające działalność Spółki

Zgromadziła też ogromne ilości plików PDF, arkuszy Excel, dokumentów Word.

Kadra zarządzająca odpowiedzialna prawnie za działalność Spółki stanęła przed koniecznością posiadania ciągłego dostępu do danych oraz utrzymania starych systemów przez okres co najmniej 5 lat.

Czas ten wynika bezpośrednio z obowiązującego prawa. Koszty utrzymania systemów informatycznych, koszty utrzymania zespołu ludzi, którzy merytorycznie znali systemy znacznie przekraczały możliwości finansowe zamykanej działalności. Optymalnym rozwiązaniem w takich sytuacjach jest skorzystanie z kompleksowych usług zarządzania danymi archiwalnymi oferowanymi przez ArchivoData. Umowa z malejącym modelem cenowym gwarantuje optymalne koszty. Posiadanie merytorycznych kompetencji i znajomość systemów informatycznych przez ArchivoData pozwala na ograniczenie kosztów osobowych.

Ramy czasowe projektu:

  • 3-4 tygodni – poznanie aplikacji, struktur danych i środowiska technologicznego Spółki
  • 1 tydzień – uzupełnienie brakującej dokumentacji dotyczącej systemów i aplikacji Spółki
  • 2 tygodnie – stworzenie infrastruktury w środowisku ArchivoData
  • 2 tygodnie testów przedstawicieli Spółki polegających na sprawdzaniu wiedzy ArchivoData ze znajomości funkcjonalności aplikacji Spółki oraz struktur danych
  • 4 tygodnie – utylizacja i odsprzedaż używanych zasobów technologicznych, co wynikało z konieczności rozwiązania umowy z dotychczasowym dostawcą usług hostingowych
  • 1 tydzień – finalne przekazanie odpowiedzialności za archiwalne dane do ArchivoData

Oszczędność kosztowa: 70%

Posiadanie kompetencji merytorycznych po stronie Spółki: jedna osoba zatrudniona w wymiarze 1/4 etatu.